YOUR RESPONSIBILITIES:

• przyjmowanie telefonów i korespondencji kierowanej do zakładu wraz z prowadzeniem rejestru korespondencji wchodzącej i wychodzącej (poza korespondencją księgowości)
• koordynacja obiegu dokumentów wewnątrz zakładu wraz ze skanowaniem faktur i umów
• dystrybucja korespondencji do działów w Spółce
• obsługa poczty elektronicznej przychodzącej na adres zakładu
• dystrybucja korespondencji via poczta, kurierzy pocztowi itp.
• bieżące rezerwacje biletów, hoteli, zamawianie cateringu, innych
• zaopatrzenie biura w niezbędne artykuły biurowe, spożywcze i artykuły czystości
• dbałość o zapewnienie utrzymania pomieszczeń biurowych i sal konferencyjnych w ciągłej czystości, estetyce i świeżości
• realizacja zasad kontroli dostępu wobec gości, firm zewnętrznych (rejestracja gości, wydawanie kart z uprawnieniami, nadzór nad depozytorem kluczy)
• koordynacja terminów spotkań odbywających się w sali konferencyjnej
• dbałość o sprawność urządzeń biurowych (w tym urządzeń w salach konferencyjnych) i sieci informatycznej
• zlecanie niezbędnych napraw, w tym także firmom zewnętrznym
• ewidencja delegacji
• kontrola wizualna urządzeń technicznych w obszarze administracji (depozytor kluczy, kserokopiarka, inne)
• redakcja lokalnego miesięcznika oraz odpowiedzialność za dystrybucję informacji we wnątrz zakładu poprzez gabloty, tablice informacyjne
• obsługa sprzedaży wewnętrznej produktów dla pracowników
• realizacja innych zadań zlecanych doraźnie przez dyrektora zakładu
• obsługa gości dyrektora zakładu i innych pracowników 
• dbałość o dostępność kawy i napojów, czystych naczyń w sali konferencyjnej)

WHAT WE EXPECT FROM YOU?

• wysoka kultura osobista
• znajomość języka angielskiego
• zdolności organizacyjne i sprawność działania w koordynacji wielu zadań
• zrozumienie i akceptacja roli usługodawczej wobec innych działów w organizacji
• gotowość do podejmowania niestandardowych i nierutynowych zadań
• mile widziane osoby w wieku 40+